وصف الوظيفة
وصف طويل
ملخص الوظيفة
الغرض من وظيفة المسؤول الإداري للأعمال هو تقديم الدعم الإداري للإدارة إلى جانب مهام سكرتارية أخرى.
المسؤوليات الوظيفية
- الكتابة لجميع المراسلات أي الرسائل، المذكرات، الجداول الزمنية، الأجندات، إلخ.
- التعامل مع المراسلات التجارية المستقلة للقسم (الواردة والصادرة)
- توجيه المكالمات الهاتفية الواردة إلى المستلم المناسب
- إدارة وتنظيم وتحديث البيانات ذات الصلة، والحفاظ على نظام أرشفة مناسب
- تنظيم جميع الفعاليات المتعلقة بالعمليات التجارية مثل التدريب، اجتماع الفريق، إلخ.
- تنظيم السفر وحجوزات الفنادق لرحلات العمل من وإلى القسم وكذلك معالجة التأشيرات
- المسؤول عن إعداد نماذج تغيير وضع الموظفين وطلبات التوظيف (التعيينات الجديدة، الإنهاءات، الاستقالات)
- التنسيق مع مكتب شؤون الموظفين خاصة فيما يتعلق بشؤون الإقامة
- تنسيق المهام والمشاريع والموظفين عبر مواقع مختلفة في الكويت (المستودعات، المكاتب، الموردين، شركاء الأعمال وغيرها من المرافق)
- المسؤول عن متطلبات القرطاسية الخاصة بالقسم
- المسؤول عن ورقة زمن القسم، تتبعها وحل مختلف الأمور وغيرها
متطلبات المرشح
- مهارات اتصال ممتازة باللغة الإنجليزية ضرورة
- معرفة قوية بدولة الكويت عموماً
- خبرة عملية من 1 إلى 2 سنة على الأقل في دور إداري مشابه
- مهارات التخطيط والتنظيم
- معرفة ومهارات حاسوبية جيدة (Outlook – Microsoft Word – Excel – PowerPoint – الإنترنت)
- يجب أن يكون ذاتي الدافع، مُنشّط، مبادر وقادر على العمل بشكل مستقل وتحت ضغوط المواعيد النهائية
- يجب أن يستطيع متعدد المهام، التعامل مع العملاء المطالبين (داخليين وخارجيين)، التواصل مع أشخاص مختلفين عبر أقسام ووظائف مختلفة، وأن يعمل بشكل منظّم ودقيق وبقدرات إدارة وقت قوية
التعليم
الثانوية العامة / دبلوم