وصف الوظيفة

الأدوار والمسؤوليات

هذا المنصب مقره في الشركات الشقيقة لـ IUK. مكان العمل: الكويت، الجهرة. ملخص الوظيفة: يتحمل موظف الشراء مسؤولية دعم أنشطة المشتريات في المدرسة من خلال ضمان التوريد في الوقت المناسب وبكفاءة وبتكلفة معقولة. تتضمن الوظيفة معالجة طلبات الشراء، الحصول على عروض الأسعار، التنسيق مع الموردين، الحفاظ على سجلات الشراء، والتأكد من الامتثال لسياسات وإجراءات المنظمة. يعمل موظف الشراء عن كثب مع الأقسام الداخلية والموردين لدعم الاحتياجات التشغيلية للمدرسة مع الحفاظ على الجودة والدقة والقيمة مقابل المال. المسؤوليات: معالجة طلبات الشراء وإعداد أوامر الشراء وفق سياسات المشتريات وإجراءات المعتمدة في المدرسة. الحصول على عروض من الموردين المعتمدين، تقييم العروض بناءً على التكلفة والجودة والتسليم، وإعداد تحليلات مقارنة لمراجعة الإدارة. التنسيق مع البائعين والموردين بخصوص العروض، وأوامر الشراء، والتسليمات، والفواتير، والمسائل المتعلقة بالمدفوعات لضمان سلاسة عمليات الشراء. إجراء بحث سوقي لتحديد موردين ومنتجات وخدمات جديدة مع مقارنة الأسعار واتجاهات السوق لتحقيق أفضل قيمة. الحفاظ على تحديث قواعد بيانات الموردين، وسجلات المشتريات، والعقود، وأوامر الشراء، وعروض الأسعار، وجميع الوثائق الداعمة للشراء بشكل منتظم. متابعة حالة أوامر الشراء والتواصل مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المحدد وفق الجداول المتفق عليها. المساعدة في التفاوض على الأسعار وشروط الدفع وجداول التسليم والضمانات واتفاقيات الخدمة لتعظيم القيمة والكفاءة التشغيلية. التحقق من اكتمال جميع مستندات الشراء وتكون موثقة ومصرح بها وفق المتطلبات قبل المعالجة. التعاون مع الأقسام الطالبة لتوضيح متطلبات الشراء والمواصفات والكميات والجداول الزمنية للتسليم. دعم مراقبة المخزون وإدارة الأصول من خلال تنسيق استلام المواد المشتراة، والحفاظ على سجلات الجرد، والمساعدة في التحقق من المخزون عند الحاجة. إعداد تقارير الشراء، وتحليل النفقات، وتقارير أداء الموردين، وتقارير التوفير، وغيرها من التقارير الإدارية عند الطلب. المساعدة في حل قضايا الشراء، ونزاعات الموردين، وتأخيرات التسليم، ومشاكل الجودة، وأداء العقود. مراقبة أداء الموردين والتوصية بالتحسينات والإجراءات التصحيحية أو موردين بدلاء عند الضرورة. تحديد فرص تحسين عمليات الشراء، وتوحيد ممارسات الشراء، وخفض التكاليف، وتحسين الكفاءة التشغيلية. تحديث جميع وثائق الشراء وأوامر الشراء وعروض أسعار الموردين والعقود والفواتير والسجلات المرتبطة على محرك الأقراص المشترك للمنظمة لضمان جاهزية التدقيق الكاملة. الحفاظ على سرية معلومات الشراء وأسعار الموردين وشروط العقد. التنسيق مع قسم المالية لضمان تسوية الفواتير بدقة، ومعالجة المدفوعات، وحل الاستفسارات المالية المتعلقة بالشراء. أداء أي مهام شراء، أو شراء، أو مخزون أخرى يكلف بها الإدارة دعمًا لاحتياجات المدرسة التشغيلية.

الملف المرغوب فيه للمرشح

التعليم

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

الخبرة

من 3 إلى 5 سنوات من الخبرة في الشراء، والمشتريات، أو عمليات سلسلة الإمداد، ويفضل ضمن مؤسسة تعليمية أو بيئة مماثلة.

المهارات التقنية

إتقان أنظمة المشتريات وERP. معرفة جيدة بإجراءات الشراء وأفضل ممارسات الشراء. فهم للوائح الشراء ومتطلبات الامتثال في الكويت. مهارات تحليلية وتنظيمية قوية. الكفاءة في تطبيقات Microsoft Office، وخاصة Excel.

المهارات السلوكية

مهارات تفاوض وإدارة موردين قوية. الانتباه للتفاصيل والدقة في معالجة معاملات الشراء. القدرة على تحديد الأولويات وإدارة مهام متعددة بفعالية. قدرات حل المشكلات واتخاذ القرار. مهارات تواصل شفهي وكتابي فعالة. القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني ضمن بيئة فريق. القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد.