Yousef Alkoot Design & Build is seeking to hire an Administrative Assistant / Secretary, targeting fresh graduates or candidates with up to 2 years of experience, to support daily administrative operations.
Job Purpose
Provide administrative and organizational support to management and departments by coordinating schedules, handling correspondence, and maintaining proper documentation.
Key Responsibilities
• Manage and organize daily schedules and meetings.
• Prepare and format administrative correspondence and reports.
• Welcome visitors and represent the company professionally.
• Handle incoming calls and direct them appropriately.
• Maintain organized electronic and physical filing systems.
• Monitor and prioritize emails and official communications.
• Coordinate with internal departments to ensure smooth workflow.
• Prepare meeting rooms and arrange hospitality when required.
تعلن شركة يوسف الكوت للتصميم والبناء عن رغبتها في تعيين مساعد إداري / سكرتير من حديثي التخرج أو بخبرة لا تتجاوز سنتين، للانضمام إلى فريق العمل ودعم العمليات الإدارية اليومية.
الهدف من الوظيفة
تقديم دعم إداري وتنظيمي للإدارة العليا والأقسام المختلفة، والمساهمة في تنظيم المواعيد والمراسلات والملفات بما يضمن سير العمل بكفاءة.
المهام الرئيسية
• تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات اليومية.
• إعداد وتنسيق المراسلات والتقارير الإدارية.
• استقبال الزوار والعملاء بطريقة مهنية.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها للجهات المعنية.
• تنظيم وحفظ الملفات الورقية والإلكترونية.
• متابعة البريد الإلكتروني وتصنيف المراسلات حسب الأولوية.
• التنسيق مع الأقسام المختلفة وتقديم الدعم الإداري المطلوب.
• تجهيز الاجتماعات والضيافة عند الحاجة.
Skills
Key Responsibilities
• Manage and organize daily schedules and meetings.
• Prepare and format administrative correspondence and reports.
• Welcome visitors and represent the company professionally.
• Handle incoming calls and direct them appropriately.
• Maintain organized electronic and physical filing systems.
• Monitor and prioritize emails and official communications.
• Coordinate with internal departments to ensure smooth workflow.
• Prepare meeting rooms and arrange hospitality when required.
Qualifications
• Diploma or Bachelor’s degree in Secretarial Studies, Business Administration, or a related field.
• Fresh graduate or up to 2 years of experience in an administrative or secretarial role.
• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Strong Arabic skills and good command of English.
• Good organizational and time management skills.
Soft Skills
• Professional attitude and communication skills.
• Willingness to learn and develop.
• Ability to work under pressure and manage multiple tasks.
• Team-oriented and flexible.
المؤهلات المطلوبة
• دبلوم أو بكالوريوس في السكرتارية، الإدارة، أو تخصص ذي صلة.
• حديث تخرج أو خبرة عملية لغاية سنتين في مجال إداري أو سكرتارية.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• إجادة اللغة العربية، ومعرفة جيدة باللغة الإنجليزية.
• مهارات تنظيم عالية ودقة في تنفيذ المهام.
المهارات السلوكية
• حسن المظهر واللباقة في التعامل.
• القدرة على التعلم السريع وتحمل ضغط العمل.
• الالتزام بسرية المعلومات.
• المرونة وروح التعاون والعمل ضمن فريق.