وصف الوظيفة
الأشخاص
•التبليغ مباشرة إلى مدير مكتب الاستقبال والتواصل معه بشأن جميع المسائل المهمة التي تؤثر على خدمة الضيوف وعمليات الفندق.•مدير تجربة الضيوف يقوم بفحص حالة ونظافة مركبات الفندق بشكل يومي•التأكد من أن مدخل الفندق والمناطق العامة تبقى نظيفة في جميع الأوقات•يقوم مدير تجربة الضيوف بمراجعة الأنشطة والفعاليات في الفندق والتأكد من التحضير السليم في جميع الأوقات•يقوم مدير تجربة الضيوف بمراجعة قائمة نزلاء في البيت وقائمة الوصول وتخصيص غرف كبار الشخصيات VIP•إجراء ما لا يقل عن 5 مكالمات مجاملة يوميًا وتسجيلها في سجل العلاقات مع الضيوف•تشجيع الضيوف على نشر مراجعاتهم على Trip-Advisor وFacebook•فحص ما لا يقل عن غرفتين يوميًا تغطي جميع الجوانب المتعلقة بالنظافة والإعدادات وحالة الغرفة والصيانة وفق معايير الفندق•رفع قيمة الخروج المتأخر•التحقق يوميًا من صحة موظفي النظافة والتأكد من امتثال جميع الموظفين لمعايير المظهر والنظافة•تدريب الزملاء بانتظام والتأكد من أن جميع زملاء مكتب الاستقبال مدربون جيدًا ويطبقون سياسات وإجراءات الفندق / مكتب الاستقبال وخاصة سياسة تفويض الائتمان•يكون مدير تجربة الضيوف مسؤولاً بالكامل عن ضمان دعم جميع فواتير المدينة مع الوثائق الداعمة الصحيحة LPO (خطاب أمر الشراء)•يضمن مدير تجربة الضيوف الامتثال بنسبة 100% لمعايير العلامة التجارية لتجربة وصول الضيف مثل الترحيب ونداء الضيف باسمه•يجب أن يضمن مدير تجربة الضيوف أن جميع تعليقات الضيوف مسجلة في سجل FO قبل مغادرة الخدمة/التناوب مع وجود اتصال مناسب•يراقب موظفي المكتب الأمامي لضمان حصول الضيوف على اهتمام فوري وودود وتقدير شخصي•يشرف على فريق مكتب الاستقبال لضمان الإشغال الأمثل ومتوسط سعر الغرفة بهدف تعظيم الإيرادات•يوفر المساعدة والاتجاه الوظيفي لجميع الأقسام.•يستجيب للمواقف لضمان حصول الضيوف على الاهتمام الفوري والتقدير الشخصي في جميع أنحاء الفندق•يشرف ويوجه موظفي الاستقبال والحجوزات.•يدعم ويساعد موظفي مكتب الاستقبال وجميع الأقسام في فترات الذروة.•يضمن أن يحصل كبار الشخصيات وضيوف النادي ذو الأولوية على اهتمام خاص•يفحص المظهر الأمامي والخلفي بشكل دوري من حيث النظافة.•يراقب معايير السلوك والزي والنظافة والمظهر للموظفين.•يقدم مدخلات لاجتماعات مكتب الاستقبال.•يعزز المبيعات بين الفنادق والتسهيلات الموجودة داخليًا.•يتفقد تعليمات الفوترة ويراقب ائتمان الضيوف•يحلل ويوافق على الخصومات والردود.•يحلل تقرير فروق الأسعار لضمان السيطرة على إيرادات الغرف•يتخذ إجراءً مع أنظمة إدارة الممتلكات (PMS) في حالات الطوارئ.•يضمن امتثال موظفي الخط الأمامي بتقنيات تسويق FIT وتحقيق أقصى قدر من المبيعات.مسؤولية الأعمال
•فحص تعليمات الفوترة وائتمان الضيوف للامتثال بسياسة ائتمان الفندق والتأكد من أن جميع المعاملات تتم بشكل آمن •تدريب أعضاء الفريق على إجراءات PBX والعمل كنقطة اتصال اتصالات مركزية خلال حالات الطوارئ/الأزمة؛ تطوير والحفاظ على العلاقات مع فرق الإطفاء والشرطة والطوارئ المحلية •أداء واجبات أخرى كما تم تعيينها. قد يعمل أيضًا كمدير أثناء الدوام المساءلة
•هذه الوظيفة هي الأعلى في مكتب الاستقبال وقد تقرر تقاريرها إلى مدير الغرف في فندق فاخر كبير أو منتجع. عادة ما تشرف على وكلاء الاستقبال ومشاة/خدمات النقل والحجوزات وPBX، إلخ. قد تشرف على فريق
الإدارة المالية
•بتعاون مع مدير المالية الأول إشراف إعداد الميزانية السنوية للقسم والعمل على تحقيق الميزانية من خلال مراقبة والسيطرة على عمليات القسم، مراعاة الإيرادات والنفقات
Job description
People
•Reports directly to and communicates with the Front Office Manager on all pertinent matters affecting guest service and hotel operations.•Guest Experience Manager to inspect the condition and cleanliness of hotel vehicles on daily bases•Assure that Hotel entrance and Public Area are to be kept clean at all times•Guest Experience Manager personally review the activities and events of the hotel and assure proper preparation at all times•Guest Experience Manager to personally review VIP in house guests list and arrival list and VIP Rooms allocations•Perform a minimum of 5 courtesy calls per day and log it in Guest Relations logbook•Encourage guest to post their reviews on Trip-Advisor and Facebook•Inspect a minimum of two rooms per day covering all aspects related to cleanliness, settings, room condition, maintenance, as per hotel standards•Upsell late Check-Out•Check on daily bases on staff Hygiene and assure all staff are compliant with grooming and Hygiene standards•Train colleagues on regular bases and assure that all Front Office colleagues are well trained and implementing the Hotel / Front Office policies and procedures particular the Credit Authorization Policy•Guest Experience Manager to carry total responsibility to ensure all city-ledger invoice are supported with correct back-up document LPO (letter Purchase Order)•Guest Experience Manager ensures 100% compliance of brand standards for Guest arrival experience such as greeting and calling guest by name•Guest Experience Manager must assure that all guest feedback is logged in the FO log book prior to leaving duty / shift turnover with proper communication in place•Monitor front office personnel to ensure guests receive prompt, cordial attention and personal recognition•Supervise the Front Office team to ensure optimum occupancy and average room rate for the purpose of maximizing revenue•Provides functional assistance and direction to all departments.•Reacts to situations to ensure guests receive prompt attention and personal recognition throughout the hotel•Supervises and directs Reception and Reservations personnel.•Supports and assists Front Office personnel and all departments at peak periods.•Ensures VIPs and priority club guests receive special attention•Inspects front of house and back of house regularly for cleanliness.•Monitors appropriate standards of conduct, uniform, hygiene, and appearance of staff.•Provides input for Front Office meetings.•Promotes inter-hotel sales and in-house facilities.•Checks billing instructions and monitors guest credit•Analyses and approves discounts and rebates.•Analyses the rate variance report to ensure rooms revenue control•Takes action with the Property Management Systems (PMS) in emergency situation.•Ensures front line staffs comply with FIT Marketing techniques and maximize sales.Responsible Business
•Check billing instructions and guest credit for compliance with hotel credit policy and ensure all transactions are handled in a secure manner •Train team members on PBX procedures and serve as a central communications point during emergency/crisis situations; develop and maintain relationships with local fire, police, and emergency personnel •Perform other duties as assigned. May also serve as manager on duty Accountability
•This job is the top Front Office job and may report to a Director of Rooms at a large luxury or resort hotel. Typically supervises front desk agents, and porter/shuttle services, reservations, PBX, etc. May oversee a team
Financial Management
•Under the assistance of the senior Finance Manager co-ordinate the preparation of the Departmental annual budget and work to achieve the budget by monitoring and controlling the departmental operations, considering revenue and expenditure