نظرة عامة عن الوظيفة
نحن شركة رائدة في الكويت نبحث عن سكرتيرة نشطة وذات تنظيم عالي للانضمام إلى فريقنا. ستعمل هذه الوظيفة ضمن قسم الدعم الإداري وتلعب دوراً محورياً في تنظيم المواعيد وتنسيق التواصل الداخلي والخارجي، مع فرصة للنمو المهني في بيئة عمل مهنية وتحفيزية.
المسؤوليات والواجبات الرئيسية
- إدارة الجداول الزمنية للمديرين والتنظيم الفعال للمواعيد والاجتماعات والرحلات الرسمية.
- استقبال الزوار وتوجيههم وتوفير الدعم الإداري اليومي للفريق.
- إعداد وتنسيق المحاضر والتقارير والمراسلات اليومية والرسائل البريدية الإلكترونية والمستندات.
- تنظيم ملفات ومواعيد المستندات والوثائق والتأكد من حفظ الأرشيف بشكل منهجي وآمن.
- التعامل مع الاتصالات الهاتفية والرد على الاستفسارات وتوجيهها للجهات المعنية.
- إدارة وترتيب الاجتماعات، وتنسيق الخدمات اللوجستية اللازمة مثل الحجز والضيافة.
- المساعدة في إعداد العروض والمواد الخاصة بالاجتماعات والتنسيق مع الأقسام ذات الصلة.
- المساهمة في تطوير إجراءات المكتب وتدقيق الإجراءات الإدارية لضمان الكفاءة والدقة.
المؤهلات والمتطلبات
- درجة جامعية (بكالوريوس/دبلوم) في إدارة الأعمال أو تخصص مشابه.
- مستوى مبتدئ إلى متوسط من الخبرة في العمل الإداري كسكرتير/سكرتيرة أو مساعد إداري، مع وجود فرصة للمتدربين.
- معرفة أساسية ببرامج Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint) وتطبيقات الأتمتة المكتبية.
- إتقان اللغة العربية كتابة وتحدثاً، ويفضل إجادة اللغة الإنجليزية الأساسية للتواصل الداخلي والخارجي.
- قدرة عالية على التنظيم، الدقة في العمل، والالتزام بالمواعيد والتفاصيل الدقيقة.
- مهارات تواصل فعالة وروح خدمة عالية مع قدرة على العمل ضمن فريق وتحت ضغط مواعيد.
- القدرة على إدارة المعلومات الحساسة بسرية تامة ومهارة في حفظ الملفات والوثائق.
المهارات المطلوبة
- تنظيم وتخطيط وإدارة الوقت
- إدارة البريد الإلكتروني وكتابة الرسائل المهنية
- القدرة على التعامل مع برامج المكتب الأساسية والتقنية المكتبية
- الاستعداد للتعلم المستمر وتطوير المهارات الإدارية
- التعامل بلباقة مع العملاء والضيوف والزملاء
الفوائد والمزايا
- راتب تنافسي مع حوافز وظيفية
- فرص تطوير مهني وتدريب داخل الشركة وخارجها
- بيئة عمل محترفة وفرص للنمو في الكويت
تفاصيل الوظيفة
الموقع: الكويت – شرق
نوع العقد: دوام كامل
المستوى الوظيفي: متدرب
المؤهل التعليمي: جامعي (بكالوريوس / دبلوم )
الهدف من الدور: دعم الإدارة بالمهام الإدارية وتنظيم العمليات اليومية بما يسهم في سير العمل بكفاءة عالية وتحقيق أهداف القسم.